Posiadanie kasy fiskalnej jest wymagane od przedsiębiorców, którzy zajmują się sprzedażą towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz na rzecz rolników ryczałtowych. Obecnie można spotkać się z kilkoma rodzajami kas. Jedną z nich jest wersja online. To nowa generacja urządzeń fiskalnych. Wiele branż już zostało objętych obowiązkiem ich posiadania. W najbliższym czasie zapowiadane jest całkowite odejście od urządzeń starej generacji.
Kasa online, podobnie jak starsze urządzenia z kopią elektroniczną lub papierową, służy do rejestrowania obrotu i kwot podatku należnego. Za jej pomocą dokonuje się rejestracji każdej sprzedaży oraz wykonuje się obowiązkowe raporty dobowe i okresowe. Kasa online wyróżnia się tym, że jest podłączona do sieci internetowej. Dzięki temu stale oraz bezpośrednio połączona jest z Centralnym Repozytorium Kas — teleinformatycznym system stworzonym przez Ministerstwo Finansów.
Przed rozpoczęciem użycia kasy należy dokonać fiskalizacji. Musi być ona wykonana przez uprawnionego serwisanta. W przypadku kas online, dzięki połączeniu z CRK, już podczas fiskalizacji urządzenie otrzymuje numer ewidencyjny. Tradycyjna kasa wymaga wykonania jeszcze jednej czynności, aby otrzymać numer ewidencyjny - w ciągu siedmiu dni od fiskalizacji należy ją zarejestrować, czyli zgłosić do właściwego naczelnika urzędu skarbowego dane dotyczące kasy.
Kasa online musi być podłączona do sieci internetowej. Może być to połączenie przez sieci komputerowe takie jak: WIFI, LAN lub komórkową — GSM. Ważne, by dostęp do Internetu był ciągły. Urządzenie łączy się z CRK w stałych odstępach — zazwyczaj co dwie godziny. Harmonogram połączeń może zostać zmieniony przez Repozytorium bez wiedzy użytkownika kasy. Kasa online przesyła dane do CRK na bieżąco, nie ma więc obowiązku archiwizacji paragonów, jaki istnieje przy używaniu kas tradycyjnych. W przypadku wszystkich kas wymagane jest wystawianie raportów dobowych i okresowych. Przy kasach online nie ma konieczności drukowania fizycznej formy raportu dobowego — wystarczy wersja elektroniczna. W pozostałych przypadkach raporty muszą być drukowane.
Jaki jest cel wprowadzenia kas online?
Dane, które przesyłane są do CRK dotyczą między innymi paragonów i faktur fiskalnych, dokumentów niefiskalnych, raportów, czy informacji o urządzeniu. Jest to spore ułatwienie w kontrolowaniu działań przedsiębiorców. Głównym celem wprowadzenia kas online jest ograniczenie działania szarej strefy i zapobieganie oszustwom finansowym. Takie urządzenie drukuje papierowe paragony, ale też zapisuje ich kopie w pamięci wewnętrznej, do której przedsiębiorca nie ma dostępu. Jest to dodatkowe zabezpieczenie przed ewentualnym oszustwem.
Jak powszechne są kasy online?
Kasy online stają się coraz powszechniejsze. Już dziś wiele branż objętych jest obowiązkiem posługiwania się nowym typem rejestracji sprzedaży. Jest on wprowadzany stopniowo. Planowane jest całkowite wycofanie z rynku kas starszej generacji. Ma to nastąpić wraz z końcem roku 2022. Przedsiębiorcy, którzy nie zostali objęci obowiązkiem kas online we wcześniejszych terminach, najprawdopodobniej nadal będą mogli korzystać z dotychczasowych urządzeń — do momentu ich wyeksploatowania i w przypadku kas z kopią papierową, do czasu gdy nastąpi konieczność wymiany pamięci fiskalnej.
Kasa i synchronizacja z terminalem płatniczym
Wprowadzone z początkiem roku przepisy wymagają, od właścicieli firm objętych obowiązkiem posiadania kasy, umożliwienia płatności bezgotówkowej. W przypadku, gdy przedsiębiorca posiada kasę online oraz terminal płatniczy przewidywane jest także wprowadzenie obowiązku synchronizacji tych urządzeń. Kasa przy połączeniu z CRK będzie dodatkowo przekazywała informację o płatnościach bezgotówkowych.
Kasa fiskalna online staje się elementem nowej rzeczywistości dla wielu przedsiębiorców. Dzięki niej umożliwiona jest zwiększona kontrola państwa, co może zapobiec przestępstwom podatkowym. Kasa jest też usprawnieniem dla samych przedsiębiorców. W jej przypadku ułatwiony jest proces rejestracji urządzenia przed rozpoczęciem sprzedaży. Nie ma też konieczności archiwizowania papierowych wersji paragonów, gdyż dane stale przekazywane są do CRK. Posiadanie kasy online wymaga zapewnienia stałego łącza internetowego. W przypadku używania terminala płatniczego i kasy online warto przygotować się na konieczność zsynchronizowania urządzeń.