Kasa fiskalna to urządzenie, za pośrednictwem którego możliwe jest ewidencjonowanie sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym. Często jest ono też ułatwieniem w prowadzeniu firmy, szczególnie, gdy kasa jest odpowiednio dopasowana do profilu działalności.
Na rynku dostępnych jest wiele modeli, posiadających różne cechy i funkcje. Przed zakupem trzeba więc zastanowić się, jak wybrać odpowiednie urządzenie, aby dobrze służyło ono w firmie.
Kasy online
Aktualnie w sprzedaży, poza nowoczesnymi kasami online, dostępne są jeszcze urządzenia z elektroniczną kopią. Kasy tego typu jednak mają zostać wycofane z rynku wraz z końcem 2022 roku, a wiele branż już zostało objętych obowiązkiem posiadania kasy online. W związku z tym to właśnie te nowoczesne wersje urządzeń cieszą się dużym zainteresowaniem.
Kasa online musi mieć stałe połączenie z siecią internetową, umożliwiającą komunikację urządzenia z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), które prowadzone jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W CRK gromadzone są między innymi paragony fiskalne, raporty dobowe czy informacje o wymaganych przeglądach.
Rodzaj połączenia z Internetem
Jakość połączenia internetowego przy kasie fiskalnej online jest bardzo istotna. Musi być ono stałe, by możliwa była automatyczna komunikacja z CRK. Zazwyczaj łączenie odbywa się co dwie godziny, czas ten może jednak ulegać zmianie. Dlatego tak ważna jest nieprzerywalność dostępu do sieci.
Jedną z opcji, dotyczącą rodzaju połączenia internetowego w kasach online, jest kabel sieciowy. Bezpośrednio łączy on kasę z routerem, dzięki czemu zapewniony jest stały dostęp do sieci i szybkie przesyłanie danych. Wadą tego rozwiązania jest jednak brak mobilności. Kasa musi znajdować się w pobliżu routera, a każde odłączenie kabla oznacza przerwanie komunikacji z Repozytorium. Konieczne jest też wygospodarowanie dodatkowego miejsca na router.
Kolejną możliwością jest połączenie bezprzewodowe, czyli Wi-Fi. Można je nawiązać, jeśli odpowiedni moduł został wbudowany w kasę. Sieć może pochodzić z urządzeń takich jak router stacjonarny, mobilny czy nawet ze zwykłego smartfonu. Jest to więc wygodne rozwiązanie dla sprzedaży towarów lub usług z dojazdem do klienta. Przy inicjowaniu połączenia konieczne jest wpisanie danych sieci na kasie, co może być odrobinę uciążliwe.
Bardzo wygodnym rozwiązaniem, szczególnie dla firm działających w terenie, jest połączenie przez kartę SIM. Kasa online, która pozwala na takie połączenie, musi mieć wbudowany moduł GPRS i zainstalowaną, wspomnianą już, kartę SIM. Takie połączenie działa podobnie do tego w smartfonie. Dostęp do Internetu jest trwały i sięga tak daleko, jak pozwala na to sieć komórkowa. Wszystko, co potrzebne jest do utrzymania łączności, zawiera się w samym urządzeniu. To czyni tego typu kasę fiskalną urządzeniem kompaktowym i przez to niezwykle wygodnym. Kasy online z wbudowanym modułem GPRS są jednak urządzeniami dość drogimi.
Kasa a specyfika działalności
Wybór kasy fiskalnej powinien być dopasowany do specyfiki branży, w której będzie ona wykorzystana. Ważnym aspektem jest pojemność bazy PLU (towarów, usług), którą można zapisać na kasie. Konieczne jest więc przemyślenie, jaka liczba pozycji będzie potrzebna. Warto wybiec też w przyszłość i pomyśleć o ewentualności rozszerzenia sprzedaży w późniejszym czasie.
Jeśli działalność ma charakter mobilny (np. handel objazdowy, imprezy plenerowe, usługi z dojazdem), korzystny jest wybór przenośnej kasy, którą można zabrać ze sobą. Małe, bezprzewodowe kasy z akumulatorem są wygodne i poręczne. Przydają się także, gdy utrudniony jest dostęp do prądu. Mobilne kasy będą idealne dla sprzedających na targowiskach – taka specyfika prowadzenia działalności wiąże się z narażeniem na zmiany temperatur. Urządzenie rejestrujące sprzedaż powinno być na nie odporne. Z tego powodu warto wybrać wytrzymałą kasę z przyciskami, których można używać także w rękawiczkach. Jeśli kasa ma być używana w ciemnym miejscu warto przemyśleć zakup takiej z podświetlaną klawiaturą.
Przenośne urządzenie jest dobre także dla przedsiębiorców jedynie okazjonalnie dojeżdżających do klienta, np. dla kosmetyczki czy lekarza. Może ono bowiem służyć zarówno stacjonarnie i być w pogotowiu, gdy potrzebna jest zmiana miejsca świadczenia usług.
Dla przedsiębiorców, którzy zajmują się sprzedażą stacjonarną, odpowiednie są kasy większe, jednostanowiskowe. W zależności od potrzeb warto rozważyć wybór urządzenia, które może zostać podłączone do innego przydatnego wyposażenia, takiego jak skaner kodów, wago-skaner czy szuflada kasowa. W dużych przedsiębiorstwach można spotkać też kasy komputerowe lub systemowe.
Bardzo istotna jest możliwość podłączenia terminala płatniczego do kasy. Stanowi to ułatwienie pracy. W przyszłości planowane jest wprowadzenie obowiązku integracji terminala płatniczego z kasą online w przedsiębiorstwach, które używają obu takich urządzeń.
Wybór kasy fiskalnej to istotny aspekt, który dobrze przemyśleć powinni wszyscy rozpoczynający działalność i wymieniający to urządzenie. Korzystnie jest wziąć pod uwagę wspomniane w artykule kwestie. W razie wątpliwości warto poradzić się specjalisty od kas – jest to bowiem inwestycja na kilka lat, która może mieć spory wpływ na komfort pracy.