Jak wybrać dobrą kasę fiskalną?

Archiwum

2022

2022-12-08

Jak wybrać dobrą kasę fiskalną?

Jak wybrać dobrą kasę fiskalną?

Kasa fiskalna to urządzenie, za pośrednictwem którego możliwe jest ewidencjonowanie sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym. Często jest ono też ułatwieniem w prowadzeniu firmy, szczególnie, gdy kasa jest odpowiednio dopasowana do profilu działalności.

Na rynku dostępnych jest wiele modeli, posiadających różne cechy i funkcje. Przed zakupem trzeba więc zastanowić się, jak wybrać odpowiednie urządzenie, aby dobrze służyło ono w firmie.

Kasy online

Aktualnie w sprzedaży, poza nowoczesnymi kasami online, dostępne są jeszcze urządzenia z elektroniczną kopią. Kasy tego typu jednak mają zostać wycofane z rynku wraz z końcem 2022 roku, a wiele branż już zostało objętych obowiązkiem posiadania kasy online. W związku z tym to właśnie te nowoczesne wersje urządzeń cieszą się dużym zainteresowaniem.

Kasa online musi mieć stałe połączenie z siecią internetową, umożliwiającą komunikację urządzenia z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), które prowadzone jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W CRK gromadzone są między innymi paragony fiskalne, raporty dobowe czy informacje o wymaganych przeglądach.

Rodzaj połączenia z Internetem

Jakość połączenia internetowego przy kasie fiskalnej online jest bardzo istotna. Musi być ono stałe, by możliwa była automatyczna komunikacja z CRK. Zazwyczaj łączenie odbywa się co dwie godziny, czas ten może jednak ulegać zmianie. Dlatego tak ważna jest nieprzerywalność dostępu do sieci.

Jedną z opcji, dotyczącą rodzaju połączenia internetowego w kasach online, jest kabel sieciowy. Bezpośrednio łączy on kasę z routerem, dzięki czemu zapewniony jest stały dostęp do sieci i szybkie przesyłanie danych. Wadą tego rozwiązania jest jednak brak mobilności. Kasa musi znajdować się w pobliżu routera, a każde odłączenie kabla oznacza przerwanie komunikacji z Repozytorium. Konieczne jest też wygospodarowanie dodatkowego miejsca na router.

Kolejną możliwością jest połączenie bezprzewodowe, czyli Wi-Fi. Można je nawiązać, jeśli odpowiedni moduł został wbudowany w kasę. Sieć może pochodzić z urządzeń takich jak router stacjonarny, mobilny czy nawet ze zwykłego smartfonu. Jest to więc wygodne rozwiązanie dla sprzedaży towarów lub usług z dojazdem do klienta. Przy inicjowaniu połączenia konieczne jest wpisanie danych sieci na kasie, co może być odrobinę uciążliwe.

Bardzo wygodnym rozwiązaniem, szczególnie dla firm działających w terenie, jest połączenie przez kartę SIM. Kasa online, która pozwala na takie połączenie, musi mieć wbudowany moduł GPRS i zainstalowaną, wspomnianą już, kartę SIM. Takie połączenie działa podobnie do tego w smartfonie. Dostęp do Internetu jest trwały i sięga tak daleko, jak pozwala na to sieć komórkowa. Wszystko, co potrzebne jest do utrzymania łączności, zawiera się w samym urządzeniu. To czyni tego typu kasę fiskalną urządzeniem kompaktowym i przez to niezwykle wygodnym. Kasy online z wbudowanym modułem GPRS są jednak urządzeniami dość drogimi.

Kasa a specyfika działalności

Wybór kasy fiskalnej powinien być dopasowany do specyfiki branży, w której będzie ona wykorzystana. Ważnym aspektem jest pojemność bazy PLU (towarów, usług), którą można zapisać na kasie. Konieczne jest więc przemyślenie, jaka liczba pozycji będzie potrzebna. Warto wybiec też w przyszłość i pomyśleć o ewentualności rozszerzenia sprzedaży w późniejszym czasie.

Jeśli działalność ma charakter mobilny (np. handel objazdowy, imprezy plenerowe, usługi z dojazdem), korzystny jest wybór przenośnej kasy, którą można zabrać ze sobą. Małe, bezprzewodowe kasy z akumulatorem są wygodne i poręczne. Przydają się także, gdy utrudniony jest dostęp do prądu. Mobilne kasy będą idealne dla sprzedających na targowiskach – taka specyfika prowadzenia działalności wiąże się z narażeniem na zmiany temperatur. Urządzenie rejestrujące sprzedaż powinno być na nie odporne. Z tego powodu warto wybrać wytrzymałą kasę z przyciskami, których można używać także w rękawiczkach. Jeśli kasa ma być używana w ciemnym miejscu warto przemyśleć zakup takiej z podświetlaną klawiaturą.

Przenośne urządzenie jest dobre także dla przedsiębiorców jedynie okazjonalnie dojeżdżających do klienta, np. dla kosmetyczki czy lekarza. Może ono bowiem służyć zarówno stacjonarnie i być w pogotowiu, gdy potrzebna jest zmiana miejsca świadczenia usług.

Dla przedsiębiorców, którzy zajmują się sprzedażą stacjonarną, odpowiednie są kasy większe, jednostanowiskowe. W zależności od potrzeb warto rozważyć wybór urządzenia, które może zostać podłączone do innego przydatnego wyposażenia, takiego jak skaner kodów, wago-skaner czy szuflada kasowa. W dużych przedsiębiorstwach można spotkać też kasy komputerowe lub systemowe.

Bardzo istotna jest możliwość podłączenia terminala płatniczego do kasy. Stanowi to ułatwienie pracy. W przyszłości planowane jest wprowadzenie obowiązku integracji terminala płatniczego z kasą online w przedsiębiorstwach, które używają obu takich urządzeń.

Wybór kasy fiskalnej to istotny aspekt, który dobrze przemyśleć powinni wszyscy rozpoczynający działalność i wymieniający to urządzenie. Korzystnie jest wziąć pod uwagę wspomniane w artykule kwestie. W razie wątpliwości warto poradzić się specjalisty od kas – jest to bowiem inwestycja na kilka lat, która może mieć spory wpływ na komfort pracy.

Potrzebujesz fachowego wsparcia?

Skorzystaj z pomocy zdalnej a my rozwiążemy Twój problem!

Pomoc zdalna
Klauzula informacyjna