Kiedy wymagana jest kasa fiskalna?
Kasa fiskalna jest urządzeniem obowiązkowym dla wielu przedsiębiorców, zajmujących się sprzedażą detaliczną towarów lub usług. Umożliwia ona rejestrowanie obrotu i kwot podatków należnych. Posiadanie kasy fiskalnej staje się coraz powszechniejszym wymogiem. Nadal jednak istnieje kilka warunków, które zwalniają z obowiązku jej posiadania. Jak odstępstwa te wyglądają od strony prawnej?
Podstawowa wiedza o kasach fiskalnej
Kasa fiskalna służy do rejestrowania informacji o obrocie i należnych podatkach przedsiębiorcy detalicznego. Wymagane jest, by na koniec dnia, każdy przedsiębiorca objęty obowiązkiem posiadania kasy, wykonywał na niej raport dobowy. W pamięci kasy trwale zapisywany jest wtedy utarg, wyszczególniane są też stawki podatku. Każda kasa fiskalna musi posiadać homologację. Jest to certyfikat wydawany przez Główny Urząd Miar, który potwierdza spełnienie wymogów technicznych i administracyjnych. Elementy, z których składa się kasa fiskalna to: klawiatura, wyświetlacz, pamięć i moduł fiskalny, a także niezbędny do wystawiania paragonów mechanizm drukujący. Urządzenie powinno być także zabezpieczone przed nagłą utratą zasilania – a więc wyposażone w akumulatory.
Zamiaru zakupu kasy ONLINE nie potrzeba zgłaszać do odpowiedniego Urzędu Skarbowego. Nowo nabyta kasa fiskalna działa w trybie szkoleniowym – aby móc korzystać z niej pełnoprawnie, należy dokonać fiskalizacji. Może wykonać to wyłącznie odpowiednio uprawniony serwis. W momencie fiskalizacji kasy klient powinien udostępnić internet i wówczas wszystkie dane klienta przekazywane są bezpośrednio do US. Każda kasa podlega też cyklicznym przeglądom technicznym. Konieczne jest również posiadanie Książki Kasy Rejestrującej, która zawiera wszelkie informacje o urządzeniu i jego przeglądach oraz o przedsiębiorstwie, w którym jest używane.
Kto musi posiadać kasę fiskalną?
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, obowiązkowi rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej podlegają przedsiębiorcy, sprzedający towary lub usługi rolnikom ryczałtowym i osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej.
W przypadku niektórych branż istnieje możliwość zwolnienia z tego obowiązku, pod warunkiem, gdy obrót nie przekroczy 20 000 złotych w ciągu roku podatkowego. Rzadko zdarza się, by działalność rozpoczynana była równo z początkiem roku podatkowego. Kwota obliczana jest więc proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. W razie przekroczenia wartości, przedsiębiorca zobowiązany jest do nabycia kasy fiskalnej w ciągu dwóch miesięcy. Czas ten liczy się od końca miesiąca, w którym doszło do przekroczenia. Przekroczenie kwoty pozbawia prawa do zwolnienia z posiadania kasy na zawsze.
Istnieją jednak rodzaje towarów i usług, których sprzedaż nie podlega możliwości zwolnienia z posiadania kasy, nawet gdy kwota rocznego obrotu nie przekracza 20 000 złotych. Towary wyłączone ze zwolnienia to między innymi: gaz płynny, wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, silniki do napędu pojazdów i motocykli, a także wody toaletowe i perfumy. Najistotniejsze usługi, które zawsze objęte są obowiązkiem rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej, dotyczą między innymi: branży kosmetycznej, fryzjerskiej, branż związanych z przewozami pasażerskimi, doradztwem podatkowym, wulkanizacją, gastronomią czy naprawą pojazdów silnikowych.
Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej może zostać udzielone także ze względu na rodzaj płatności. W tym wypadku dotyczy ono części usług oraz sprzedaży wysyłkowej niektórych towarów. Warunkiem jest to, że klient musi dokonywać płatności za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, na rachunek podatnika. Konieczne jest wtedy prowadzenie przez przedsiębiorcę ewidencji płatności. Nie jest ściśle określone, jak ewidencja ta powinna wyglądać. Z pewnością muszą być zawarte w niej informacje o czynności (usłudze, towarze), za którą pobrano opłatę oraz dane nabywcy. Podobnie jak w przypadku zwolnienia ze względu na kwotę rocznego obrotu, tak i tutaj istnieją towary i usługi, których sprzedaż zawsze podlega rejestracji za pomocą kasy fiskalnej.
Kasa fiskalna jest podstawową kwestią, którą należy brać pod uwagę przy rozpoczynaniu działalności związanej ze sprzedażą towarów i usług. Trzeba pamiętać, że nie zawsze jest ona konieczna. Dla pewności warto sprawdzać aktualne rozporządzenia Ministra Finansów w kwestii zwolnienia z obowiązku jej posiadania. Jeśli prawo jasno nakazuje używa nia tego urządzenia, ważne jest, by pamiętać o spełnieniu podstawowych wymogów technicznych oraz o dotrzymywaniu terminów cyklicznych przeglądów kasy.